Catena evolutiva di OneDrive for Business

OneDrive, un tempo SkyDrive (ricordate?), è uno dei prodotti Microsoft su cui si è riusciti a fare un sacco di confusione: cambi di nome, di brand, omonimie di applicazione e servizio, …

Ricordo io stesso, in occasione di una vecchia SharePoint Conference che intitolai una mia sessione in: “OneDrive o TwoDrive?“.

Matt Wade ha realizzato un’utile infografica, che cerca di sintetizzare le differenze tra i diversi OneDrive e descrive la storia evolutiva del prodotto e del vecchio concetto di MySites:

Segnali da cogliere per automatizzare i processi

Mike Fitzmaurice, uno dei padri fondatori di SharePoint e da diversi anni VP Workflow Technology di Nintex, ha scritto recentemente un interessante articolo sui segnali da cogliere per comprendere che c’è la necessità di automatizzare qualche processo.

Conobbi Mike in occasione del primo evento Microsoft dedicato a SharePoint in Europa, mi pare si chiamasse “SharePoint Developers Roadshow” e si svolse a Francoforte nel 2003 (credo fossi io l’unico italiano presente)… cavolo 14 anni fa!

Mike Fitz

Rimando naturalmente alla lettura integrale per un approfondimento, ma riporto per comodità qualche spunto:

  1. I manager inviano messaggi e-mail per ricordare ai dipendenti di finire le attività?
  2. I dipendenti, durante il proprio lavoro, passano il “testimone” ad altri colleghi per completare l’attività?
  3. I dipendenti inviano messaggi e-mail per chiedere ai manager l’approvazione o per esaminare il lavoro svolto?
  4. I dipendenti eseguono attività ripetitive?
  5. Ci sono attività di tutti i giorni che ostacolano la produttività dei dipendenti?

SharePoint Migration Tool per Office 365

Microsoft ha rilasciato, in occasione della conferenza Ignite 2017, un nuovo tool (o meglio forse il primo tool) targato Microsoft per agevolare la migrazione di contenuti verso SharePoint Online, su Office 365.

Sono infatti disponibili da tempo strumenti di supporto per assistere le migrazioni di Exchange, e di altri servizi, ma SharePoint e OneDrive for Business erano fin da troppo tempo “scoperti”, e ci si affidava esclusivamente agli strumenti realizzati dalle terze parti.

Le sorgenti di provenienza sono Share di rete e ambienti SharePoint on-premises, con destinazione SharePoint Online.
Il tool migra contenuti su strutture (siti/libraries che devono essere precedentemente predisposte).

Il tool di Microsoft è ancora decisamente incompleto (si tratta di una versione preliminare), volendolo confrontare con strumenti di mercato (es. Sharegate), ma dispone di una roadmap di evoluzione, e quindi credo sensato tenerlo d’occhio e valutare di usarlo per scenari di migrazione o porting “semplici”.

Manca ad esempio ancora il supporto all’autenticazione ADFS/MFA, ma [ previsto che arrivi nei prossimi mesi.

Il tool si basa sulle SharePoint Online Migration API, e quindi andrà valutata con grande cura l’impatto tempi/velocità di migrazione. Tra i fattori da considerare:

  • Sistema sorgente (in termini di tempi di risposta, I/O disco, limitazioni legate ad antivirus, …)
  • Network (in termini di velocità della rete interna nella comunicazione tra il client che esegue il tool e i sistemi sorgente)
  • Banda verso Internet/Azure (i dati di migrazione transitano da Azure, quindi va valutata con attenzione la velocità di upload e l’eventuale ottimizzazione verso Azure)
  • SPO Import (è la capacità di “digerire” dati da parte di SharePoint Online, fortemente penalizzata dalla richiesta di importare strutture dati “complesse”)

Technet ha pubblicato alcuni valori di riferimento sulle performance di migrazione, in funzione delle tipologie di contenuti da migrare:

Light

ISO files, video files 2 TB/day
Medium List items, Office files (~1.5MB) 1 TB/day
Heavy List items with custom columns, small files (~50kb) 250 GB /day

Va inoltre ricordato che Microsoft impone dei tetti massimi di utilizzo delle API, e quindi è sì possibile studiare piani di migrazione paralleli (eseguiti da più client), senza dimenticare che saranno accettati fino a 24 TB al giorno per Tenant.

Il processo di funzionamento del tool prevede quattro fasi:

Four steps for a migration

La scansione è indispensabile per conoscere cosa migrare. E’ ovvio che in questa fase è importante considerare anche una fase di “piulizia”, dove valutare che cosa abbia effettivamente senso migrare verso Office 365, e quali contenuti possano viceversa essere considerati obsoleti, duplicati od inutili.

Successivamente il tool prepara dei Package di contenuto, che saranno inviati verso Office 365 tramite Azure. Il meccanismo implementa una serie di Powershell cmdlet, già rilasciate precedentemente.

Quindi avviene l’Upload su Azure, ed è qui che occorre una buona qualità di connessione. Per esigenze “big size” è prevista la possibilità di spedire fisicamente un proprio hard disk verso i data center di Microsoft, evitando tempi di upload “infiniti”.

Infine avviene il processo di Migrazione, “scompattando” i package trasferiti su Azure ed importando i dati in essi contenuti nelle strutture di SharePoint Online.

Ovviamente non dovranno essere dimenticati i vincoli di List/Resource Throtthling di SharePoint Online, così come ben descritto da questo articolo

How throttling happens

 

 

SPS Milan 2017 è andato, evviva la Community!

Sabato scorso si è svolto, presso la Microsoft House di Milano, il quarto SPS italiano (SharePoint Saturday). Ricordo che il circuito SPS Events rappresenta oggi la più importante occasione per assistere a conferenze tecniche (con top speakers di livello mondiale) organizzate direttamente dalle community di SharePoint ed Office 365, e tipicamente gratuite per i partecipanti.

SPS Milan 2017 ha coinvolto 21 speakers internazionali, un giro di quasi 200 persone, diversi sponsor (che hanno reso possibile l’evento gratuito), e un’energia ancora viva della community italiana (di cui sono un orgoglioso fondatore dal 2007).

All’interno delle tre track parallele si sono alternate sessioni tecniche di grande qualità, generando non solo occasioni di conoscenza e aggiornamento professionale, ma anche opportunità di socializzazione, come accaduto durante i break, il pranzo “sociale” e la SharePint finale.

Sono sempre molto soddisfatto dopo questo genere di iniziative, dove il successo e la soddisfazione di speaker e partecipanti è più che sufficiente a compensare le tante ore “rubate” dalla vita privata (sere e weekend) e alla vita professionale. Ci è voluto quasi un anno per organizzare SPS Milan 2017, lavorandoci “nei ritagli” insieme a Paolo e Stefano.

Anni di organizzazione conferenze (WPC, SharePoint Conference, Technical Conferences) sono state utili per evitare errori e per cercare di costruire un giusto mix tra contenuto tecnico di qualità e tutto il necessario per far vivere in serenità la giornata ai quasi 200 tra partecipanti e sponsor.

E tutto questo con rinnovato entusiasmo, ricordando che la community è sempre aperta, e pensando già al prossimo SPS italiano.