Cosa devono sapere i CIO su SharePoint 2016

Chi segue le scelte strategiche dei sistemi informativi aziendali, considerato l’imminente rilascio di SharePoint 2016 (attualmente in versione RC, Release Candidate), credo debba tener presente alcuni importanti fattori:

  • SharePoint 2016 è una nuova versione on-premises del prodotto, che ancora non corrisponde alle previsioni di alcuni che nel 2013 annunciavano la trasformazione di SharePoint come “Cloud only”… ma tuttavia è consolidato il concetto del “Cloud first”, con le nuove funzionalità rilasciate prima su SharePoint Online in Office 365.
    Non c’è ancora certezza se dopo alla versione “2016” ci saranno altri SharePoint on-premises (anche se alcuni rumors lo affermano sul web), ma credo importante che un CIO comprenda che la direzione di SharePoint è sempre più “SharePoint as a service”.
  • Non sarà più disponibile la versione “free” di SharePoint, ossia SharePoint Foundation (il successore di Windows SharePoint Services).
    Chi oggi utilizza quella versione dovrà seriamente valutare se spostarsi sulla versione licenziata del prodotto (per assicurarsi il passaggio a 2016) o se migrare verso Office 365.
  •  Spariranno gli Excel Services, a vantaggio di Office Online. Questo avrà tuttavia impatti per chi ha sfruttato gli Excel Services per costruire proprie applicazioni di business, dashboard e soluzioni che utilizzano il motore di calcolo di Excel server-side.
  • La formazioni degli amministratori SharePoint deve essere “aggiornata”, considerato che alcune delle tradizionali strumentazioni di gestione di SharePoint (console STSADM) saranno discontinuate. E’ finalmente l’occasione per aggiornare le competenze degli IT Pro verso Powershell e verso l’implementazione di architetture SharePoint ibride.
  • Il processo di migrazione/upgrade a SharePoint 2016 sarà abbastanza semplice per chi partirà da SharePoint 2013, ma potrebbe risultare un minimo complesso per chi partirà da una versione più vecchia del prodotto. Come al solito non sarà possibile fare una migrazione da 2010 a 2016 (double-hop), ma servirà eseguire il passaggio intermedio 2010-2013-2016. Inoltre i benefici di “retrocompatibilità” della UI saranno mirati a consentire la coesistenza di UI in stile 2013 e 2016, e non 2010 e 2016.
  • Dopo tanti annunci, più o meno preoccupanti, è stato confermato che gli InfoPath Forms Services non saranno più evoluti (così come non ci sarà una nuova versione di InfoPath client). Tuttavia SharePoint 2016 garantirà ancora la retrocompatibilità e la possibilità di migrare siti SharePoint 2013 con forms InfoPath verso la nuova versione. Di fatto i vecchi forms InfoPath utilizzeranno, seppur su SharePoint 2016, il vecchio motore server di InfoPath (2013).
    Microsoft non ha ancora svelato (nonostante i ritardi) cosa deciderà di fare con il mondo dei Forms… e quindi in tanti stanno adottando tool di terze parti per la gestione dei propri forms online su SharePoint.
  • Gran parte delle funzionalità per la Business Intelligence saranno discontinuate, a favore delle funzionalità per la BI su Office 365, Power BI in primis.
  • Uno dei focus principali di SharePoint 2016 è quello della possibilità di implementare architetture ibride, combinando parte dei servizi di SharePoint Online (presenti solo su Office 365) con caratteristiche di SharePoint 2016. Primo tra tutti il nuovo componente del motore di ricerca, che consente l’indicizzazione di contenuti online/on-premises, facilitando sia la ricerca dei contenuti da parte degli utenti che la possibilità di aggregare in viste d’insieme elementi presenti sui due mondi.
  • Alcune funzionalità già disponibili su Office 365 non saranno mai portate sulla versione on-premises. Alcuni esempi: le funzionalità di Enterprise Social di Yammer e lo strumento con interfaccia “user centered” di Delve, oppure lo “youtube aziendale” di Office Video Portal.
  • In pochi hanno adottato le funzionalità di My Site (sui vecchi SharePoint) e di OneDrive for Business sulle proprie infrastrutture on-premises. Ora è tuttavia il momento di valutarne l’adozione, pensando all’utilizzo di OneDrive for Business di Office 365, integrandolo eventualmente con il proprio SharePoint on-premises. Questo eviterà i grattacapi di uno storage difficile da controllare (contro il terabyte per utente compreso nel prezzo di Office 365). L’adozione di queste funzionalità non deve tuttavia trascurare le tematiche di governance e sicurezza, evitando che possano diventare un luogo “fuori controllo” e di potenziale perdita di dati sensibili per l’azienda. Da qui la possibilità di valutare l’introduzione di servizi Azure RMS (per la protezione dei contenuti) e di soluzioni DLP (Data Loss Prevention), oggi disponibili per i servizi online.

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