Su Office 365, su SharePoint Online, è possibile condividere contenuti con utenti esterni all’organizzazione, grazie alle sottoscrizioni/licenze PAL (Partner Access License), senza oneri aggiuntivi per il gestore del tenant.

Nel rispetto degli accordi di sottoscrizione, è un’ottima opportunità per utilizzare SharePoint Online per realizzare spazi di condivisione e collaborazione con clienti, fornitori e partner.

Una volta abilitata la possibilità di condivisione per inviti dal pannello amministrativo di SharePoint sulla site collection in questione, è sufficiente fare clic sul pulsante Condivisione sul ribbon, dopo aver selezionato la site collection interessata:

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e quindi scegliere l’opzione “Condividi utenti esterni che accettano la condivisione…”:

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La terza opzione consente anche la possibilità di condividere contenuti verso utenti anonimi.

Da quel momento, all’interno dei siti della site collection, sarà possibile condividere contenuti o l’intero sito anche verso utenti esterni all’organizzazione attraverso l’invio di un invito via e-mail dopo aver cliccato sul comando Share all’interno del sito:

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Da qui potrai specificare l’indirizzo e-mail a cui inviare l’invito per la condivisione:

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L’indirizzo e-mail specifica sarà quello riferito alla mailbox che riceverà la mail di invito, con il link per l’accesso al sito.

L’utente esterno dovrà quindi seguire il link ricevuto e utilizzare un proprio account/password per accedere al sito, ed al momento potrà utilizzare un account della propria organizzazione (se anch’essa utilizza Office 365, ovviamente su altro tenant), oppure un proprio Live ID.

Non confondere l’indirizzo e-mail con l’eventuale forma del Live ID! Il primo sarà utilizzato come elemento per la gestione delle autorizzazioni su SharePoint Online e verrà mostrato come display name per le modifiche effettuate dall’utente, il secondo (Live ID) sarà utilizzato solo dall’utente esterno per autenticarsi ai sito.

Ovviamente, se l’interlocutore esterno possiede un proprio account organizzativo legato ad Office 365… è la soluzione migliore, che genererà meno confusione.

Da quel momento in avanti l’owner del sito potrà gestire l’utente esterno al pari degli altri utenti del proprio tenant per autorizzare e gestire i contenuti della site collection di SharePoint Online.

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