Il Search di SharePoint Online cresce ancora

Le funzionalità legate al motore di ricerca sono alcune delle novità più importanti introdotte da SharePoint Server 2013.

Non parlo solo del motore di ricerca puro e semplice, ma in generale alle logiche di rollup, aggregazione e cross-publishing basate sugli indici del motore di ricerca.

Il tutto naturalmente rinforzato dal nuovo engine, che è la sintesi del vecchio motore di ricerca di SharePoint 2010 e di FAST Search for SharePoint 2010.

Office 365, ed in particolare SharePoint Online, non sempre offre il 100% delle funzionalità disponibili su SharePoint 2013 On-premises. A volte offre delle cose in più (come ad es. Power BI), e a volta qualcosa in meno.

Microsoft ha sempre dichiarato la volontà a portare progressivamente tutte le funzionalità dell’On-premises su SharePoint Online, e di far evolvere su Office 365 le novità. Il tutto con rilasci di versione molto più frequenti (fino a 2-3 mesi di frequenza).

Oggi è stata rilasciata una nuova versione intermedia, che ha finalmente reso disponibili alcune importanti funzionalità legate al Search, che rappresentano alcune delle grandi novità di SharePoint 2013.

Nello specifico, ora è possibile sfruttare (come se fossimo On-premises):

  • Content by Search WebPart (che è la pronipote della Content by Query WebPart)
  • Cross-Site Publishing

La CSWP permette di aggregare su di un’unica vista i contenuti aggregati da più sorgenti, anche su Site Collection e Web Application diverse. Il “trucco”, che la rende di gran lunga superiore alla vecchia CQWP, è che si basa sugli indici del motore di ricerca… da qui la possibilità di operare cross-site e importanti miglioramenti sulle performance.

Il Cross-Site Publishing è inoltre la possibilità di gestire contenuti da una site collection di authoring, definendo uno o più path di pubblicazione su altre site collection/web application, dove i contenuti saranno pubblicati sulla base di criteri (metadata) che ne determinano le logiche di publishing.

Da un palco all’altro

Domani parteciperò ad una conferenza (la Mobile Conference 2013), e stasera riflettevo sul fatto che non mi capita ormai da anni di frequentare una conferenza in Italia… senza esserne coinvolto da speaker.

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Ho quindi cercato di fare uno sforzo di memoria, e ricordare quali sono state le prime conferenze dove ho provato l’emozione di salire sul palco…

A parte una serie di eventi tecnici e piccole conferenze (forse la prima di un certo livello è stata in occasione del lancio di Windows 95 al MIC di Milano), direi che ci sono state le WPC (quando, nei primi anni, ancora si chiama Windows Professional Conference, e quando alle spalle c’era la storica Mondadori Informatica Education).
Non ne ho la certezza (ormai è passato troppo tempo, ma credo di essere stato speaker a WPC nelle edizioni: 2000 (Spring e Fall edition), 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2008, 2009.

Ho provato a fare una ricerca sul web, per aiutare la memoria, ma non sono rimaste troppe tracce… segnalo solo con simpatia una pagina del sito di Sandro Rizzetto, dove riportava un estratto dell’agenda di WPC 2001, con il percorso da lui seguito. In quell’occasione feci una sessione su MS CMS 2001 (uno degli antenati di del WCM dello SharePoint attuale) e due sessioni su SharePoint Portal Server 2001.

Quanti anni sono passati… Smile

Poi è arrivato il turno delle SharePoint Conference, e qui le ho vissute tutte (e non solo da speaker): 2007, 2008, 2010, 2011, 2013.
Incluse le “pre-conference”, ossia SharePoint Future, in occasione del rilascio delle versioni beta, nel 2009 e 2012.

Poi i tanti eventi organizzati da SharePointCommunity.it, SharePoint Administrators Summit 2009, i Community Days 2013, SharePoint Saturday 2013, …

Non riesci più a sincronizzare con SkyDrive Pro le libraries di SharePoint 2010?

L’8 ottobre 2013 è stato rilasciato un aggiornamento da Windows Updates, tramite la KB2825633, che aggiorna alcune problematiche legate a SkyDrive Pro.

Tuttavia l’aggiornamento introduce anche l’interruzione del supporto verso SharePoint 2010

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Fino a prima dell’aggiornamento era infatti possibile utilizzare SkyDrive Pro per sincronizzare offline sia i contenuti delle library SharePoint 2013/SharePoint Online che quelli delle library di SharePoint 2010. Il tutto in alternativa al vecchio SharePoint Workspace 2010.

Non è ben chiaro se si tratta di un errore introdotto dalla KB, oppure se si tratta di una decisione: l’interruzione del supporto verso SharePoint 2010.

Stando a quanto si legge su alcuni siti sembrerebbe essere un errore della KB… anche se leggendo questo articolo il sospetto dell’interruzione del supporto sembrerebbe concreta.

Nel frattempo è pur sempre possibile rimuovere l’update e ripristinare la funzionalità di SkyDrive Pro anche per SharePoint 2010, seguendo le istruzioni della KB, nella sezione How to unistall this update.

Conoscere i limiti di SharePoint

Non mi stanco mai di ripetere che prima di creare qualsiasi cosa su SharePoint (site collection, web, library, lista…) è indispensabile analizzare e progettare “la struttura dei contenitori”.

Questo argomento rientra nel grande tema dell’Architettura dell’Informazione, e deve fare i conti con le limitazioni del prodotto. In particolare quando si parla di Software boundaries.

Si tratta di temi fondamentali in fase di progettazione e capacity planning.

Mi capita troppo spesso di incontrare architettura mal (o per niente) progettate presso i clienti che incontro, dove interi sistemi documentali sono realizzati in un’unica Site collection o –ancora peggio (ma giuro che è vero)- in un’unica Document library!

Desidero riprendere su questo post un paio di “grandi classici”.

Mai solo una Site collection…

Disporre di una sola Site collection significa far nascere il sistema con un limite di scalabilità sullo storage (e sulle performance). Una solo Site collection significa poter disporre di un massimo di un solo Content DB

Le best practices di Microsoft suggeriscono di non oltrepassare i 200 GB nella crescita del singolo Content DB (anche se personalmente, per ragioni di migliore gestibilità, tendo a suggerire valori molto al di sotto).
Una sola Site collection == Un solo Content DB == Crescita massima 200 GB.

Nelle tante decine di infrastrutture SharePoint analizzate posso dirvi che il limite dei 200 GB l’ho visto più volte superare (ne ho trovati cresciuti fino a 500 GB!), e SharePoint “respirava ancora”… ma questo non significa poter ignorare le buone pratiche.

Non far crescere fuori controllo le liste/library

Una lista o library dispone di un limite fisico di crescita di 30 milioni di elementi. Tuttavia è ben noto il tema del List Threshold, che impone la progettazione dei contenitori e l’organizzazione dei contenuti tenendo conto che SharePoint non gradisce effettuare query su grosse quantità di elementi.
Il valore di default del List Threshold limita ai primi 5.000 items l’esecuzione delle query degli utenti (20.000 items per gli amministratori).

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Rimando chi non avesse ancora afferrato il problema alla lettura dell’articolo di Claudio Brotto.

E’ troppo comodo, oltre che sbagliato, intervenire a posteriori sui settings dei Lists Threshold per “risolvere il problema” (nei giorni scorsi ho trovato una Web Application con impostato il valore a 10,5 milioni!).

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Il problema non è il fatto che la lista contiene più di 5.000 oggetti, ma il vero problema è che qualcuno non l’ha progettata bene!
Se si prevede una crescita del numero degli oggetti… mai pensare a una sola lista/library, ragionare con logiche di frazionamento degli scopes in folder (magari utilizzando i nativi meccanismi di Autofoldering), ed infine pensare anche alle logiche archiviazione/storicizzazione: i contenuti non sempre ha senso conservarli tutta la vita.

E su SharePoint Online?

Se qualche sviluppatore o sistemista poco attento può anche cercare di riuscire ad eludere parte dei vizi di progettazione, intervenendo con modifiche delle impostazioni della Farm, su SharePoint Online… ci sono poche speranze.

Sapete bene che sull’ambiente Office 365 le nostre Site Collection convivono su un’infrastruttura SharePoint condivisa con altri clienti (tenant). Di conseguenza molte delle impostazioni che su una Farm On-premises sono definibili intervenendo sui server o agendo sulle impostazioni delle Web Application… possiamo scordarcele.

I 5.000 items come limite di list threshold ad esempio? E’ quello, punto e basta.

Non fraintendetemi, non intendo con questo dire che è meglio non usare SharePoint Online… voglio semplicemente dire che avendo a che fare con Office 365 è ancora più importante conoscere i limiti del prodotto e progettare bene.

A proposito, ecco il link ai limiti di SharePoint Online (pagina che ogni tanto viene aggiornata da Microsoft, come è avvenuto nei mesi scorsi innalzando alcuni valori).

Parteciperò a una Tavola rotonda alla Mobile Conference 2013

Lunedì prossimo, il 28/10/2013, si terrà a Bologna la Mobile Conference 2013.

Si tratta di un evento tecnico dedicato al mondo delle soluzioni “mobile”, sia su piattaforma IOS, che Android che Windows Phone.

Parallelamente alle due track di sessioni tecniche si svolgeranno una serie di tavole rotonde, ed io sono stato invitato a partecipare alla roundtable “Sistemi di pagamento su mobile”, dalle 13.30 alle 14.30.

Sarà l’occasione per confrontarsi sul tema e scambiare qualche idea, anche in vista dei numerosi progetti di mobile/remote payment che stanno per partire.

Accreditare un Account Windows come SysAdmin su SQL Server 2008-2012

Una spiacevole situazione

Oggi mi sono trovato davanti ad una situazione antipatica. Un SQL Server 2008 R2 installato un po’ allegramente, senza fare attenzione –durante il processo di setup- a quali account/gruppi autorizzare come amministratori del SQL Server.

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La modalità di autenticazione era di tipo “mixed”, quindi in grado di autenticare sia account Windows che SQL Server (a partire dal built-in account ‘sa’)… ma ovviamente nessuna si era documentato la password dell’account SQL Server ‘sa’…

Nella pratica non era possibile accedere, attraverso SQL Server Management Studio, all’istanza SQL Server… nessuna attività amministrativa possibile.

Molti sapranno che è del tutto inutile (da SQL server 2008 in avanti) essere Local Administrator del server Windows… non serve neppure essere amministratori dell’universo… non potrete amministrare il vostro SQL Server!

In altri casi ho potuto “aggirare l’ostacolo”, accedendo al server attraverso l’account SQL Server ‘sa’ (in quel caso qualcuno si ricordava la password!), autorizzando di conseguenza gli account o i gruppi amministrativi di Windows. Da lì in avanti anche gli account amministrativi di Windows avevano accesso alla console di amministrazione di SQL Server.

La soluzione

Attenzione, perché la soluzione creerà un temporaneo disservizio.

Dopo aver fatto accesso alla macchina SQL Server in RDP, ovviamente con credenziali amministrative locali, ho stoppato tutti i servizi di SQL Server, agendo attraverso il componente SQL Server Configuration Manager

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Quindi ho avviato il servizio dell’istanza SQL Server, tramite i Services di Windows, specificando l’opzione per l’esecuzione in modalità di manutenzione, aggiungendo -m”SQLCMD” negli Start parameters. Ricorda di cliccare sul pulsante Start e non OK:

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Il servizio SQL Server avviato in questa modalità non consentirà connessioni se non quelle di natura amministrativa.

Aperto un Command Prompt amministrativo, ho utilizzato la console SQLCMD per accreditare il mio account amministrativo Windows all’amministrazione di SQL Server:

C:\>SQLCMD –S <SERVER> -E
1> CREATE LOGIN [Dominio\Account] FROM WINDOWS
2> go
1> exec sp_addsrvrolemember @loginame = N’Dominio\Account’, @rolename = N’sysadmin’;
2> go

Una volta riavviati, in modalità normale, tutti i servizi di SQL Server… con il mio account Windows ho potuto fare accesso al SQL Server con privilegi amministrativi!
Smile

Utilizzare i Report Tenant di Office 365

Una delle funzionalità di Office 365, spesso sconosciute agli amministratori distratti, è quella dei Report Tenant.

In sintesi si tratta di una serie di report, raggiungibili attraverso il portale amministrativo di Office 365, che offrono una serie di informazioni sull’utilizzo del Tenant.

Molti dei report sono rivolti alle funzionalità di Exchange Online, di DLP e di Lync Online. Sulla componente SharePoint Online direi che i report sono ancora piuttosto latitanti… ma confidiamo per il futuro.

Riporto di seguito alcuni dettagli “scattati” dai report del mio tenant di Green Team:

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Per saperne di più, dai un’occhiata all’articolo comparso sulla Community di Office 365.

Windows Azure Pack – l’esperienza di Azure nel tuo Data Center

Se ne parlava ormai da diverse settimane, ed è finalmente ufficiale: Windows Azure Pack è stato annunciato ufficialmente e reso disponibile.

In sintesi estrema, si tratta di un distillato dell’esperienza finora maturata all’interno dei data center di Windows Azure, ora disponibile per allestire un serie di analoghi servizi sul tuo data center privato.

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Windows Azure Pack è destinato quindi sia agli IT delle aziende che ai service provider che offrono servizi a terzi, al fine di allestire un proprio “private cloud”, neneficiando di soluzioni per il deployment dei server e delle infrastrutture, per la loro gestione e per l’erogazione di servizi condivisi.

Attraverso il whitepaper è possibile farsi un’idea, mentre per i più pigri suggerisco di dare un’occhiata al Datasheet… per poi lanciarsi nell’installazione!

SkyDrive Pro client è disponibile anche senza installare Office 2013

Scrivo questo post per chiarire un po’ di punti, spesso confusi, riguardo a SkyDrive Pro, il client per la sincronia e l’accesso offline ai contenuti documentali di SharePoint 2013 o di SharePoint Online di Office 365.

Il client è stato inizialmente rilasciato insieme a Office 2013, ma da qualche mese è disponibile anche per il download gratuito dal sito Microsoft e l’installazione dell’applicazione su PC con anche presenti vecchie versioni di Office (2010 o 2007).

Non mi stanco mai di sottolineare che SkyDrive e SkyDrive Pro non sono la stessa cosa! (suggerisco la lettura del blog del team di Office 365 per farsi un’idea)

SkyDrive è l’applicazione “consumer”, destinata al grande pubblico, che sfrutta i benefici del Public Cloud di Microsoft per gestire l’archiviazione e la condivisione di file, sincronizzandoli su uno o più dispositivi dell’utente.

Grafico che mostra diversi dispositivi connessi allo spazio di archiviazione online SkyDrive

SkyDrive Pro è un’applicazione di fascia “business/enterprise”, che consente la sincronizzazione e accesso offline sul dispositivo di contenuti documentali archiviati su SharePoint (anche on-premises) o SharePoint Online.

Attraverso SkyDrive Pro è possibile decidere di sincronizzare offline (su un dispositivo su cui è installato il client) qualsiasi Document Library di SharePoint 2010 o 2013.
Inoltre, è possibile utilizzare l’applicazione per sincronizzare il contenuto della “personal library”, ossia la document library presente all’interno del MySite SharePoint dell’utente.

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Su SharePoint 2013 e su SharePoint Online è infine presente un link scorciatoia per accedere a “SkyDrive”, che di fatto porta l’utente alla propria personal library SharePoint (di fatto a un contenuto SkyDrive Pro).

SkyDrive option

SkyDrive e SkyDrive Pro non sono la stessa cosa, ma Microsoft direi che si è impegnata per bene per fare confusione agli utenti! Smile

Rilasciata la versione 1.1 dell’App SkyDrive Pro per iOS

E’ stata rilasciata la nuova versione 1.1 dell’App SkyDrive Pro per iOS da installare su iPhone o iPad.

La nuova versione aggiorna la precedente 1.0, rilasciata lo scorso giugno 2013, correggendo alcune delle mancanze della precedente release (forse rilasciata più per tattica di mercato che per completezza).

L’app per iPhone:

  • Supporto per iOS 7
  • Migliore integrazione con la tecnologia Quick Look per l’avvio e l’associazione dei documenti Office (compresa l’azione Edit per l’apertura da Office Mobile for iPhone e il salvataggio su SkyDrive Pro)
  • Integrità per l’editing online su documenti salvati su SharePoint Online
  • Gestione dei Commenti

L’app per iPad aggiunge alle novità in comune con la versione per iPhone anche:

  • Migliorate funzionalità per l’editing dei documenti
  • Integrazione con le Office Web apps
  • Condivisione dei documenti con i colleghi
  • Supporto per i documenti OneNote