Ancora miglioramenti per gli utenti di Microsoft Teams

Da oggi è iniziato il rollout di alcuni piccoli miglioramenti dell’interfaccia di Microsoft Teams, con l’obiettivo di migliorarne l’usabilità.

Ad esempio è stato riposizionato il pulsante per avviare nuove conversazioni (lo ricorderete in posizione poco visibile di fianco all’icona “imbuto” dei filtri.

Non si tratta certo di cambiamenti “sconvolgenti”, ma apprezzo l’attenzione e l’ascolto di Microsoft nei confronti dei feedback degli utenti.

Un po’ di lavoro extra per chi produce manualistica o corsi di formazione online, costretti ad “inseguire” continuamente le modifiche della UI.

Rilasciate in GA le Microsoft Lists

Come anticipato in alcuni post precedenti, le Microsoft Lists sono ora finalmente rilasciate il Global Availability (GA).

Non ci sono azioni particolari da fare per attivarle, e se le Lists sono arrivate anche sul tuo tenant Microsoft 365 le troverai direttamente disponibili.

Ad esempio, all’interno di Microsoft Teams puoi provare ad aggiungere un nuovo Tab in un Canale, e potrai verificare la presenza dell’app dedicata a Microsoft Lists:

Puoi anche provare semplicemente a verificare sull’App Launcher (il pulsante in alto a sinistra sull’interfaccia di Microsoft 365), per esplorare le Apps disponibili (scegli eventualmente All apps se non dovessi individuare il tile):

Una volta avviata l’app di Microsoft Lists, accederai a questo nuovo componente dell’ecosistema Microsoft 365, dove potrai accedere alla lists utilizzate di recente o potrai crearne di nuove attraverso il pulsante New list:

La creazione di una nuova List, oltre a partire da una struttura creata da zero (Blank list), puoi scegliere di farla partire trasformando una struttura di tabella Excel, oppure replicando una struttura dati di una lista creata precedentemente.
Aspetto decisamente interessante, anche per valutare le potenzialità del nuovo strumento, è la possibilità di creare la nuova lista partendo da un Template:

Ricordo che le nuove Microsoft Lists sono nativamente web responsive, possono sfruttare l’integrazione con Microsoft Teams già accennata, oppure possono essere integrate all’interno dei siti SharePoint Online, ed offrono la possibilità di essere utilizzate attraverso l’app mobile dedicata.

Chi proverà ad esplorare le Microsoft Lists partendo da una conoscenza delle vecchie SharePoint Lists… scoprirà molte analogie, in quanto le Microsoft Lists sono l’evoluzione “moderna” delle vecchie SharePoint Lists.

Le trascizioni “speech to text” su Word

Microsoft sta rilasciando (già disponibile in preview per le target release) la nuova funzionalità per le trascrizioni in Microsoft Word.

Alla funzionalità di dettatura, già rilasciata tempo fa sia su Word Online che sull’app di Microsoft Word, so aggiunge a possibilità di trascrivere l’audio in test scritto, partendo dall’upload di una file audio (fino a 200 MB, in formato .wav, .mp4, .mp3) o catturando una sorgente audio in diretta.

Per ora la funzionalità è rilasciata per il riconoscimento della sola lingua inglese.

Una volta elaborata l’operazione “speech to text“, compare un pannello sulla destra, dove è possibile riascoltare l’audio, verificando la qualità della trascrizione (eventualmente correggendola), e procedendo all’inserimento del testo (per frasi o in blocco) all’interno del documento.

Interessante anche la funzionalità che è in grado di riconoscere i diversi speaker coinvolti nella conversazione.

Sono curioso di vedere quale sarà la qualità dello strumento anche quando sarà supportata la lingua italiana.

Mi immagino già gli studenti universitari alle prese con la trascrizione delle lezioni nei propri appunti (se si usa ancora fare così…)… o in generale la possibilità di trascrivere interviste o riunioni. A prima vista, mi sembra una gran figata! 🙂

Il servizio sfrutta anche i servizi di AI di Azure, ed al momento pare ci saranno limiti sul numero delle trascrizioni per mese (su questo non mi è ancora chiaro il dettaglio, si parla di 5 ore/mese e di 300 trascrizioni utente/mese) che ciascun utente potrà richiedere al proprio Word.

Per maggiori informazioni.

Tool di conversione dei workflows 2010 su Microsoft 365

Qualche settimana fa ho segnalato la decisione di Microsoft di dismettere il vecchio motore di Workflow 2010 sui siti SharePoint Online in Microsoft 365.

In sostanza si parla dei workflow realizzati attraverso SharePoint Designer (utilizzando il motore Workflow 2010) e di alcuni tipi di flusso di lavoro legati a logiche di approvazione e publishing ereditate da funzionalità delle precedenti versioni di SharePoint.

Per i nuovi clienti Microsoft 365 la funzionalità è già stata disattivata dal 01/08/2020, mentre per i tenant già esistenti la deadline è il 01/11/2020.

Non sono interessati da queste decisioni (almeno per ora) i workflow realizzati con il motore Workflow 2013 (Workflow Framework), e non c’è nessun impatto per le versioni on-premises di SharePoint, dove continueranno ad essere supportate entrambe le versioni del motore di workflow.

Da Nintex, che è il principale vendor mondiale per potenziare l’automazione dei processi su SharePoint e Microsoft 365, arriva una possibile soluzione.

Si tratta di un tool (attualmente in beta) in grado di “riscrivere” i vecchi flussi Workflow 2010 in Nintex Workflow, andando a ricostruire lo scheletro del flusso, che dovrà poi essere manualmente completato nelle configurazioni di dettaglio.

Non sarà quindi la bacchetta magica, ma sicuramente potrà offrire una grossa mano.

Ovviamente si tratta di una soluzione per quelle organizzazioni che hanno deciso di adottare sottoscrizioni Nintex su Office 365, o per tutti coloro interessati a valutarne l’acquisto.

Ringrazio Giacomo Gelosi (l’unico Nintex vTE – Virtual Technical Evangelist in Italia) per la preziosa segnalazione.

Nuove policies per la condivisione dei file su Microsoft 365

La scorsa settimana Microsoft ha avviato il rilascio di alcune nuove funzionalità per il controllo della condivisione dei file da SharePoint Online e OneDrive.

E’ ora possibile definire un periodo di tempo per la durata della condivisione, riducendo così il rischio di ritrovarsi con risorse condivise “dimenticate”, e quindi potenziale punto di rischio per a sicurezza e per la perdita delle informazioni.

Si tratta di una interessante funzionalità per una migliore governance di Microsoft 365, ed in particolare per l’External sharing (Guest access).

Le nuova policy non è retroattiva (quindi i file già condivisi in passato non beneficeranno della novità).

Gli amministratori potranno definire la durata di default della condivisione, agendo attraverso le impostazioni di Sharing sullo SharePoint Admin Center:

Admin center

In rilascio il nuovo Pre-Join per i meetings di Microsoft Teams

Microsoft sta per rilasciare la nuova user experience per l’ingresso ai meetings di Microsoft Teams.

Per intenderci, -oggi- una volta accettato l’invito al meeting, cliccando sul link della riunione è possibile scegliere -prima di accedere al meeting- se attivare io meno audio, video ed eventuali sfondi per il video:

La nuova modalità che Microsoft 365 andrà ad offrire agli utenti permetterà un maggiore controllo delle diverse opzioni, consentendo così un accesso alla riunione priva di “sbavature” (audio non funzionante, video mal configurato, ecc.), incluse le nuove opzioni per l’utilizzo delle Teams meeting rooms (se disponibili):

Questo il timing annunciato per il rilascio:

  • Distribuzione nei tenant Microsoft 365 da metà settembre 2020 a fine settembre 2020
  • Rollout governabile a livello utente
  • Gli amministratori non dovranno far nulla di particolare per ricevere la nuova funzionalità, a ovviamente si suggerisce di aggiornare la documentazione/manualistica per gli utenti finali

In arrivo Microsoft Ignite 2020

Anche quest’anno, come ogni anno, ecco avvicinarsi Microsoft Ignite 2020, uno dei principali eventi dove Microsoft non manca mai di annunciare un sacco di novità.

La conferenza sarà ovviamente un digital event, in questo periodo dove COVID-19 non rende ancora possibili conferenze in presenza, e si articolerà tra il 22 ed il 24 settembre 2020.

Sul sito di Ignite 2020 è possibile pre-registrarsi, in attesa di una conferma e di conoscere quale sarà il ricco programma di sessioni.

Forse è il momento giusto per Abbandonare Internet Explorer

Forse non è ancora chiaro, ma Internet Explorer (IE), nonostante il suo glorioso passato, è ormai giunto a capolinea.

Non mi dilungo troppo sulle scelte di Microsoft di abbandonare lo sviluppo di IE (ormai diversi anni fa), spostandosi verso il progetto Chromium applicato al browser Microsoft Edge.

Ci sono colleghi, come Roberto, che stanno conducendo una sorta di crociata verso la dismissione di IE, ponendo l’attenzione sul fatto che il Web (ed il mondo dello sviluppo Web) ha fatto enormi passi in avanti, che non possono (e non devono) restare frenati da un utilizzo ancora eccessivamente diffuso (e a volte obbligato) di IE.

Molte aziende, soprattutto di medie e grandi dimensioni, ritengono ancora impossibile la dismissione di IE, perché vincolate dalla presenza di numerose applicazioni web di business che richiedono l’utilizzo all’interno di IE.
Parlo di applicazioni critiche (es. sistemi gestionali), spesso mal manutenute e ancora più spesso legate a sviluppi custom realizzati “su misura”, magari vincolate a tecnologie superate (es. ActiveX) e che richiederebbero costi importanti per un rifacimento in ottica più moderna.

Non voglio neppure entrare della lungimiranza nel merito di queste scelte, volte ad assecondare in forma spasmodica i desideri del business… dimenticando i benefici di prodotti di mercato, che sapranno evolversi in maniera naturale, al pari di quanto accade su Internet.

OK, tutto vero. E’ vero che esistono applicazioni che richiedono l’utilizzo di IE per poter funzionare, e che costa troppo (o richiede troppo tempo) sostituire quelle applicazioni di business. E quindi dobbiamo rassegnarci?

Cambiare prospettiva

Sì, occorre cambiare prospettiva. E guardate bene che non sto raccontando una novità uscita ieri, ma parlo di una soluzione già ampiamente adottata da aziende di tutte le dimensioni.

La soluzione si chiama Internet Explorer (IE) Mode in Microsoft Edge, e consiste nell’utilizzare Edge come browser predefinito, definendo che su determinati indirizzi (URL) venga richiamato il motore di IE 11 (Trident MSHTML engine) per il rendering del contenuto. In pratica si tratta di utilizzare Edge per qualsiasi sito web (vale anche le vecchie versioni di SharePoint), richiamando una sorta di emulazione di IE per i soli siti web corrispondenti alla applicazioni legacy.
Questa configurazione è nota anche come “modalità Enterprise“.

Esiste un’analoga soluzione anche per il browser Google Chrome (anzi le prime adozioni sono proprio per Chrome), ma io ho pensato di spingere l’adozione di Edge… anche per altre ragioni di integrazione con Microsoft 365 e SharePoint, di cui parlerò in qualche prossimo post.

Attivare e configurare l’IE Mode su Edge

Partiamo dai prerequisiti: occorre disporre di una versione di Windows aggiornata (per Windows 10 build 1909 o superiore), oppure adeguatamente fixata con KB.

Ovviamente serve aver installato Edge :-).

Naturalmente la configurazione può essere gestita manualmente o attraverso Group Policies (GPO), come ha ovviamente senso fare per quelle organizzazioni con più di 2-3 PC.

I siti da aprire attraverso il motore di IE saranno gestiti attraverso una “Enterprise Mode Site List“, ossia un file XML distribuibile anch’esso attraverso policy.

Questo un esempio della struttura del file XML:

<site url=”applicazionelegacy.com”>
<open-in app=”true”>IE11</open-in>
</site>

Le azioni possibili sono:

  • <open-in>IE11</open-in>
    apre il sito in IE Mode
  • <open-in app=”true“>IE11</open-in>
    apre il sito il una full windows di IE 11
  • <open-in>MSEdge</open-in>
    forza l’apertura del sito in modalità Edge
  • <open-in>None or not specified</open-in>
    apre il sito nel browser predefinito (non necessariamente Edge)
  • <open-in>Configurable</open-in>
    apre il sito nella modalità che lascerà all’IE Mode la scelta dell’engine da utilizzare.

Esiste anche un concetto di “siti neutrali“, quali potrebbero essere i server di autenticazione (es. end-point ADFS).

Per maggiori informazioni riguardo al file XML, suggerisco di leggere la documentazione ufficiale.

I siti di questa lista di “retrocompatibilità” (quindi gli URL delle vecchie applicazioni legacy) verranno aperti all’interno di Edge, evidenziando la modalità sulla barra dell’indirizzo:

IE logo indicator

Suggerisco agli amministratori di sistema di studiarsi la documentazione passo-passo, sua per chi utilizza le GPO di Active Directory che per chi preferisce utilizzare Configuration Manager (SCCM).

Be Connected Day e M365 Italian Community

Anche la Microsoft 365 Italian Community è impegnata nell’organizzazione del prossimo Be Connected Day, che si terrà online il 5 novembre 2020.

La prossima edizione dell’evento vedrà ben tre tracks:

  • COM: track dedicata all’intelligent communication ecosystem, dove si parlerà di tecnologie per i meetings, voice, video interop e devices.
  • SEC: track rivolta alla cybersecurity per Microsoft 365
  • APP: nuova track dedicata allo sviluppo di soluzioni e applicazioni per l’integrazione con il mondo di Teams e di Microsoft 365.

Microsoft 365 Italian Community curerà i contenuti della track APP, e ricordo a tal proposito che è aperto il Call for Speakers.

L’evento sarà online, ma realizzato attraverso la nuova formula “Studios“, ossia trasmettendo in streaming le sessioni erogate da studi di registrazione professionale.
Vedremo quale sarà il risultato, e UCUG.it non manca mai di proporre soluzioni innovative e all’avanguardia. Del resto dovremo ancora per un po’ rinunciare agli eventi dal vivo, e ci auguriamo che questa nuova modalità possa migliorare la soddisfazione di partecipanti e sponsor.

A proposito di sponsor… se siete interessati a sostenere l’evento, esistono diverse formule di sostegno e visibilità. Contattate UCUG.it per maggiori informazioni

La nuova vision di Microsoft 365

Voglio segnalare un’interessante lettura per l’estate…

5 screens across desktop, tablet, and mobile showing explorations of future UI.

Si tratta di un articolo che cerca di riassumere la vision futura di Microsoft 365, analizzando gli aspetti di produttività, quelli di usabilità e di design.
La strategia è incentrata sul concetto di “focus“, e la parola d’ordine è “reciprocità“, dove Microsoft si impegna a proseguire una ricerca su UI/UX e funzionalità ascoltando i propri clienti.

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